Comment organiser un événement entreprise ?

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Les événements d’entreprise sont un outil de relations publiques qui joue un rôle important dans la stratégie marketing et communication des entreprises. Si la communication digitale est aujourd’hui plus importante que jamais, les événements continuent de couvrir certains besoins intéressants pour le développement des entreprises. Ils peuvent également être intégrés à des actions numériques qui renforcent leur efficacité.

Congrès, salons, conférences, ateliers, team buildings, petits déjeuners d’affaires et les dîners d’entreprise sont quelques-uns des événements dans lesquels les entreprises investissent le plus. Voici une compilation des clés à suivre pour organiser un événement entreprise parfait.

Réussir un événement entreprise, les must

Établir des objectifs

Il est essentiel d’être clair sur les objectifs et ce que vous voulez atteindre : faire connaître un nouveau produit, établir des relations avec les fournisseurs, motiver et fédérer l’équipe, fidéliser les clients, etc. Ces objectifs vous aideront à choisir le format d’événement le plus approprié.

Bien choisir la date

Avant de choisir le jour de l’événement, il est indispensable de consulter le calendrier et de vérifier que la date ne coïncide pas avec une période de vacances ou avec d’autres types d’événements qui pourraient la nuire : jours fériés nationaux et locaux, grands événements du secteur et du sport etc.

Il faut aussi tenir compte du jour de la semaine : les lundis sont les pires jours car ils sont généralement réservés pour planifier et organiser la semaine. Les mercredis, jeudis et vendredis, pour certains événements, sont considérés comme les meilleures options.

Définir le public cible

L’analyse du type de public auquel vous vous adressez est essentielle pour définir le format de l’événement, l’espace et les activités parallèles que vous souhaitez organiser. Les besoins seront différents selon que les participants sont des employés, des fournisseurs, des clients, des professionnels de l’industrie, etc. Il est important d’adapter à la fois le format et le contenu de l’événement au profil des participants.

Déterminer le budget

Lors de la réflexion sur les actions ou activités de l’événement, le benchmark économique que l’entreprise a établi doit être pris en compte. Il convient de ne pas perdre de vue le rapport coût-bénéfice car les événements sont organisés dans l’intention d’atteindre certains objectifs.

Choisir le bon espace

Une fois les objectifs, le public, la date et le budget définis, il est temps de trouver le bon espace. Pour cette tâche, vous pouvez choisir d’utiliser une agence création événement Tunisie ou de chercher vous-même un espace, ce qui prend plus de temps.

Pour sélectionner le meilleur espace, il faut prendre en compte : le type d’événement, le nombre de participants, les services techniques et audiovisuels, s’il dispose de sa propre cuisine ou s’il est nécessaire de louer un traiteur, le lieu et l’accès, si il offre un parking et quelles sont les possibilités d’aménagement si nécessaire.

Evénement d’entreprise, les relations publiques

Définir une stratégie de communication et de média planning

Un autre élément à prendre en compte est la promotion de l’événement. Il est important de définir une stratégie de communication qui couvre l’avant, pendant et après l’événement. Pour ce faire, il est nécessaire de décider quels outils et canaux seront utilisés pour communiquer sur l’événement (e-mailing, bases de données d’employés, clients, fournisseurs, réseaux sociaux, site internet, médias, newsletters, publicité, etc.). Il est conseillé de le faire à l’avance afin que les personnes intéressées puissent prévoir d’y assister.

Faire une analyse post-événement

Une fois l’événement terminé, il est conseillé d’envoyer une note aux participants en guise de clôture de l’événement pour les remercier de leur présence. De même, il est important d’analyser de manière critique l’ensemble de l’événement. Ce rapport nous aidera à identifier les points à améliorer pour les occasions futures. Une analyse des différents retombés médiatiques aidera également à mesurer le retour sur investissement de l’événement.

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